Depuis plus de deux ans, nous développons un service qui nécessite la collaboration d’équipes pluridisciplinaires (ingénierie de la compétence, traitement automatique du langage, développement web…).

L’enjeu était alors de permettre la collaboration d’acteurs ayant des niveaux différents d’expertise (des chercheurs / des généralistes), des statuts multiples (des indépendants / des salariés), une différence de temps à dédier au projet (une équipe métier à plein temps et des experts sur des missions) et surtout, éparpillés dans toute la France (Toulouse, Paris, Lyon, Rennes, Bordeaux…).

Chaque équipe a sa propre organisation avec son rythme, ses rendez-vous, sa manière de fonctionner. Pour avoir un tempo commun, malgré la distance et le travail asynchrone, la mise en place d’outils communs fut essentielle : Slack et Trello principalement. 

Quelques précisions 

  • Cette coopération à distance ne s’est pas décrétée du jour au lendemain et ne fait qu’illustrer la place de la collaboration dans l’ADN du projet. Le service a été conçu en atelier collaboratif. Utiliser des méthodologies de codesign dès l’idéation a ainsi impulsé la dynamique collaborative pour toute la suite du projet. 
  • Ces outils ne remplacent pas les rencontres formelles ou informelles (les déjeuners…). Les moments où nous nous retrouvons tous sont de vrais boosters de motivation et sont essentiels pour la dynamique d’équipe. En cette période de confinement, nous multiplions les visioconférences. 
  • La taille de notre équipe (moins de 10 personnes) et l’habitude du télétravail permettent aujourd’hui cette fluidité. Si tout cela est nouveau pour vous et votre équipe, il est intéressant de s’inspirer de l’approche agile (méthodologie scrum par exemple) avec ses rituels et ses procédures. 

Slack, au centre de notre organisation

Chaque membre est encouragé à utiliser les chaînes publiques, et si nécessaire, lors d’une conversation privée, à partager un court récapitulatif. 

Le Slack fait office de lieu d’échange où chacun peut suivre, avec plus ou moins d’intérêt, les travaux des autres équipes. Sur certains sujets, cela permet aussi de prendre des décisions collégiales rapidement. Sur d’autres, cela permet d’avoir conscience des avancées de chacun : même si une personne ne comprend pas un fil de discussion, elle voit que le projet vit.

Maintenir cette volonté d’ouverture nécessite une attention particulière, surtout lors de l’embarquement de nouveaux profils. Ainsi, l’arrivée de développeurs, habitués au conversations privées et se retrouvant sur leurs outils métier (gitlab / github) ont eu du mal à partager leurs conversations en public. 

Un des freins d’adoption est la crainte de déranger en parlant de sujets très spécifiques et donc de solliciter inutilement l’attention des personnes non concernées.

Cependant, l’expérience nous a montré que :

  • le fait de voir de l’activité est aussi important que le contenu ;
  • le mode public permet d’avoir des éléments de réponse auprès de personnes que l’on n’aurait pas sollicitées ;
  • sans être concerné, une discussion peut faire écho à un sujet de son périmètre. 

Cette transparence et le partage du travail de chacun sont deux piliers de notre organisation. Même les sponsors et les membres du CoDir ont été invités sur ce slack. Ils peuvent voir nos avancées tout comme nos difficultés. 

Trello, le langage commun

Que ce soit l’équipe métier ou l’équipe développement, chacun se retrouve à un moment sur Trello pour le suivi des feuilles de route. Trello est le langage commun entre les équipes. Il permet de faire le lien entre ce qui se passe sur Gitlab (outil pour les développeurs), les Google Doc et autres documents partagés (plus utilisés par le métier) et les objectifs de tous. 

Chaque équipe pilote son tableau, adapté à son activité et à son organisation. A l’occasion des mises en commun, les échanges sont fluides car tout le monde fonctionne déjà avec cette logique de cartes. 

La rédaction d’une carte demande de la méthode pour être comprise de tous et non sujet à interprétation. En général, les cartes de l’équipe développeurs sont des users stories rédigées selon l’approche agile. Les cartes de l’équipe métier sont les résultats attendus de leur feuille de route ou d’une tâche à réaliser. Cette formulation, présente dans les principes de la sociocratie, limite les objectifs flous. Ainsi, plutôt que noter “Ecrire un article Linkedin sur la collaboration”, j’écrirai “L’article Linkedin sur la collaboration est publié”. 

Ces outils sont complétés par Whereby dont l’utilisation compense notre éparpillement dans toute la France. A tout moment, cet espace est ouvert et toute personne peut y accéder en un clic. Depuis le début du confinement, nous prenons quotidiennement notre pause café en visio, avec ceux qui le souhaitent.